28 maja 2022

Czym jest outsourcing usług biurowych?

Outsourcing to zjawisko pojawiające się w coraz większej ilości przedsiębiorstw. Firmom zewnętrznym zleca się wiele zadań zarówno prostych (jak np. sprzątanie), jak i bardziej skomplikowanych (np. zatrudnianie pracowników). Coraz częściej zewnętrzne firmy odpowiadają również za sprawne działanie sekretariatów. Dlaczego tak się dzieje?

Na czym polega outsourcing usług biurowych?

Prowadzenie sekretariatu to dość poważny koszt dla każdego przedsiębiorcy. Wynika to z konieczności wynajęcia odpowiedniego pomieszczenia, zatrudnienia pracownika oraz zakupu sprzętu. I bynajmniej nie chodzi o zwykły laptop! Profesjonalne wyposażenie biura to mnóstwo urządzeń takich jak drukarki, niszczarki, skrzynie do archiwizacji danych i wiele innych. Mało tego! Nie sposób nie wspomnieć o konieczności przestrzegania przepisów m.in. tych dotyczących zasad przechowywania dokumentów.

Zatem nic dziwnego, że tak duże firmy, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze coraz chętniej decydują się na usługi wirtualnego biura. Outsourcing pozwala zapomnieć o wielu obowiązkach związanych z utrzymaniem biura! I to bez ryzyka poniesienia z tego tytułu strat finansowych czy wizerunkowych! Pomóc w zarządzaniu w firmie może także zdalna asystentka.

Kto może skorzystać usług wirtualnego biura?

Prowadzenie działalności gospodarczej nie jest niezbędne do skorzystania z tego typu rozwiązania! Ze względu na szeroki wachlarz usług klientami takich biur nierzadko są dziś menadżerowie, przedstawiciele handlowi oraz wszystkie osoby, które potrzebują wsparcia w realizacji listy zadań.

Korzystanie z takich usług pozwala nie tylko oszczędzać czas. To też szansa na wdrożenie w firmie rozwiązań poprawiających komunikację z klientami. Mając wirtualny sekretariat, nie musisz martwić się nieodebranym telefonem czy przegapionym mailem. Możesz więc realnie wpłynąć na poprawę kontaktów z klientami Twojej firmy! Z tego powodu z biur chętnie korzystają osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz firmy szukające sposobu np. na wydłużenie godzin pracy sekretariatu!

Jak wirtualne biuro może pomóc Ci w prowadzeniu firmy?

Odbieranie telefonów oraz nadzór nad sprawnym obiegiem korespondencji czy dokumentów to zadania bardzo czasochłonne. Zlecając outsourcing usług biurowych, będziesz mógł zająć się zadaniami, które są naprawdę ważne dla rozwoju Twojej firmy.

Powierzając firmie zewnętrznej kontakty z potencjalnymi klientami, będziesz mógł bez obaw wziąć udział w konferencji, spotkaniu biznesowym czy po prostu odpocząć. Możesz być pewny, że mimo Twojej chwilowej nieobecności klienci szybko otrzymają odpowiedzi na nurtujące ich pytania. To wygodna opcja dla tych, którzy np. dużo czasu spędzają za kółkiem lub na spotkaniach biznesowych. Odbieranie telefonów w czasie jazdy jest niebezpieczne, a niewyłączenie komórki przed spotkaniem może być odebrane jako przejaw braku kultury!

Wirtualny sekretariat pomaga również w stworzeniu systemu CMR oraz efektywne prowadzenie kalendarza biznesowego. Za ich sprawą na bieżąco możesz monitorować aktywność Twoich klientów i do niej dostosować np. swoje godziny pracy. To nieocenione wsparcie zwłaszcza w początkowym okresie działania firmy.